Офис-менеджер / логист-организатор, БФ Добрый город Петербург

Офис-менеджер / логист-организатор, БФ Добрый город Петербург 📍️ ️️️️️Санкт-Петербург, Лиговский пр., 87 (полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00, возможен 1 удаленный день в неделю) Обязанности: Заботиться об офисе и его повседневной жизни: — Следить за порядком, удобством и готовностью офиса к работе и встречам; — Контролировать запасы расходных материалов, состояние оборудования, организацию хранения вещей; — Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и сервисными службами; — Замечать проблемы и самостоятельно предлагать решения; Организовывать логистику: — Покупать билеты, бронировать гостиницы и помогать коллегам с командировками; — Заказывать такси, курьеров и доставку; — Продумывать организационные детали, проверять сроки, бронирования и документы; — Помогать с логистикой мероприятий: доставкой материалов, оборудования и другими организационными вопросами; Поддерживать административные процессы: — Отвечать на входящие звонки и письма, направлять запросы нужным коллегам; — Принимать, отправлять и учитывать почтовую корреспонденцию, в том числе работать с Почтой России; — Вести административные документы, реестры, архивы и базы данных; — Контролировать счета, акты и другие документы от поставщиков; — Помогать коллегам с текущими организационными вопросами; Помогать проводить события: — Участвовать в подготовке командных встреч, совещаний и мероприятий фонда; — Готовить пространство, материалы и оборудование; — Помогать с организационными задачами до, во время и после мероприятий. Требования: — Опыт административной или организационной работы от года; — Хозяйский подход: видите не только отдельную задачу, но и весь процесс, замечаете, что требует внимания, и заботитесь о результате; — Любите порядок и умеете его создавать — в документах, таблицах, пространстве и договоренностях; — Умеете самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты и доводить дела до конца без постоянных напоминаний; — Спокойно переключаетесь между разными задачами, не теряя важные детали; — Любите помогать людям, доброжелательно общаетесь и умеете договариваться; — Уверенно пользуетесь офисными и цифровыми инструментами: таблицами, календарями, Zoom, сервисами бронирования, ЭДО и другими рабочими системами; — Не боитесь осваивать новые инструменты, в том числе ИИ, и искать способы упростить повторяющиеся задачи; — Умеете быть отзывчивым человеком и при этом управлять своей нагрузкой и рабочими границами; — Будет плюсом: опыт работы в НКО или организации мероприятий. Условия: — От 65 000 ₽ на руки; — Полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00; — Возможен 1 удаленный день в неделю; — Возможность дополнительного заработка на отдельных организационных задачах после испытательного срока, если позволяет основная загрузка; — Обучение, профессиональное развитие и возможность со временем пробовать себя в других ролях и проектах фонда. 📩️ ️️️️️Контакты: Напишите короткое сопроводительное письмо с ответом на вопрос «Чем вас заинтересовала вакансия?» и присылайте отклик с резюме в Telegram @Sasha_Rum — Александра Румянцева